Migração de prontuário eletrônico sem perder dado: passo a passo
Veja como fazer a migração de prontuário eletrônico sem perder dado: o que levar, como manter o atendimento e como conferir se nada ficou para trás.
Quem pensa em trocar de sistema costuma travar no mesmo medo: abrir o sistema novo e não encontrar o histórico de um paciente. A migração de prontuário eletrônico sem perder dado depende de saber o que precisa ir junto, atender normalmente durante a troca, conferir o resultado e definir quem executa. Este passo a passo cobre cada uma dessas partes.
O que uma migração de prontuário eletrônico precisa levar
Quatro coisas precisam chegar ao sistema novo: cadastro, histórico, anexos e agenda futura. Cada uma falha de um jeito diferente.
O cadastro traz nome, contato e convênio. O histórico reúne as evoluções, prescrições e resultados de cada atendimento. Os anexos são laudos, exames e imagens, quase sempre em PDF ou foto. A agenda futura são as consultas já marcadas, que a recepção precisa encontrar logo no primeiro dia.
O histórico é o que mais pesa. A lei manda guardar o prontuário por 20 anos a partir do último registro do paciente (a regra está explicada no artigo sobre prontuário eletrônico para clínicas). Histórico que ficou no sistema antigo e nunca chegou ao novo continua sendo obrigação da sua clínica.
Antes de trocar: faça o inventário do que existe hoje
Dado de clínica raramente mora num lugar só. Parte está no sistema atual, parte numa planilha de retornos, parte em fichas de papel, parte numa pasta de laudos no computador da recepção.
Monte uma lista com uma linha por lugar: o que tem ali, para quantos pacientes e quem cuida. Uma clínica com sistema antigo, planilha de retornos e pasta de laudos tem três linhas. Sem a lista, o que estava na planilha só aparece quando alguém procura e não acha.
Nessa mesma hora, peça ao fornecedor atual uma cópia completa dos seus dados e guarde-a em um local separado. Ela é o seu seguro caso algo dê errado depois.
Como a migração acontece sem parar o atendimento
O que evita a parada é uma regra simples: o sistema antigo só sai do ar depois que o novo passou pela conferência.
Na prática, a ordem é esta. Primeiro, os dados do sistema antigo são copiados para o novo ambiente enquanto a clínica atende normalmente no antigo. Depois, você confere essa cópia (na próxima seção). Só então vem a virada, de preferência em horário de pouco movimento e com a recepção avisada de antemão. Se a clínica continuou agendando no sistema antigo, uma última carga traz o que mudou desde a primeira cópia.
O sistema antigo fica disponível para consulta até você ter certeza de que nada ficou para trás.
Como conferir que a migração de prontuário não perdeu dado
Conferir paciente por paciente não cabe na rotina de ninguém. Conferir uma amostra bem escolhida cabe.
Uma sugestão de método: separe 20 pacientes. Cinco com o cadastro mais antigo, cinco com o histórico mais longo, cinco com anexos e cinco com consulta marcada. Para cada um, compare quatro pontos entre o sistema antigo e o novo: dados cadastrais, quantidade de evoluções, data do último registro e se os anexos abrem. São 80 conferências simples.
Some a isso uma checagem de totais: o número de pacientes do sistema antigo tem de ser igual ao do novo.
Se algo não bater, corrija a causa e refaça a amostra inteira, não só o paciente com problema. Um erro de importação pode se repetir em outros cadastros parecidos.
Quem faz a migração: você ou a equipe do sistema novo
Defina isso antes de assinar. Uma migração feita só pela clínica tira horas da recepção, que já tem o dia cheio, e deixa a conferência nas mãos de quem tem menos tempo para ela.
Antes de fechar com qualquer fornecedor, pergunte quem executa a carga dos dados, o que está incluso no preço, o que acontece se faltar dado e quem responde pela conferência. Peça as respostas por escrito.
Perguntas frequentes sobre migração de prontuário eletrônico
Dá para migrar o prontuário eletrônico sem parar a clínica? Dá, quando os dois sistemas convivem durante a troca. A clínica atende no antigo enquanto os dados são copiados e conferidos no novo, e a virada acontece em horário de pouco movimento.
Devo desligar o sistema antigo assim que a migração terminar? Não. Mantenha o acesso até concluir a conferência e guarde a cópia completa dos dados. A guarda do prontuário dura 20 anos, e essa cópia é o seu recurso se uma falha aparecer tarde.
O que fazer se aparecer dado faltando depois da virada? Volte à cópia completa feita antes da migração, localize o registro e peça a inclusão no sistema novo. Por isso essa cópia precisa existir antes de começar.
Comece pelo inventário
O primeiro passo pode ser hoje: liste cada lugar onde os dados da sua clínica moram. Só quem conhece a rotina da clínica sabe onde eles estão, e o inventário evita a maioria das surpresas.
Na Eixo, a nossa equipe traz seus pacientes e o histórico do sistema antigo, e a clínica segue atendendo enquanto isso. Para a clínica fundadora, a migração não custa nada. Entre na lista de espera em eixocopiloto.com.br.